04. September 2023
Ein Personalreglement, auch bekannt als Handbuch oder Leitfaden für Mitarbeitende, soll den Arbeitnehmenden wie auch dem Arbeitgeber eine klare, einfache und voraussehbare Regelung rechtlicher Verhältnisse verschaffen. Das Personalreglement gewährleistet die Gleichbehandlung aller Arbeitnehmenden und ist Informationsquelle und Informationsinstrument für den Arbeitsalltag.
Welche Vorteile bietet ein Personalreglement und welche Herausforderungen können auftreten? Wie gestaltet sich der Aufbau und Inhalt?
Ein Personalreglement kann eine klare Struktur und Richtlinie für Mitarbeitende bieten, zur rechtlichen Einhaltung beitragen, die Mitarbeitendenorientierung verbessern, die Kommunikation fördern, Konflikte lösen und die Organisation schützen. Es handelt sich um ein wichtiges Instrument, um Arbeitsbeziehungen zu stärken.
Die wichtigsten Vorteile eines Personalreglements sind:
1. Klarheit und Konsistenz: Das Personalreglement sorgt für Klarheit und einheitliche Standards in Bezug auf Arbeitszeiten, Ferien, Krankheitsregelungen, Vergütung, Leistungsbeurteilung und andere wichtige Aspekte der Beschäftigung. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden die gleichen Erwartungen und Vorteile haben.
2. Rechtliche Einhaltung: Das Personalreglement trägt dazu bei, die geltenden Arbeitsgesetze, Vorschriften und Bestimmungen einzuhalten. Es kann beispielsweise Informationen zu Mindestlohn, Arbeitszeitregelungen, Arbeitsplatzsicherheit und Diskriminierungsverboten enthalten. Dies hilft der Organisation, rechtliche Risiken zu minimieren und potenzielle Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.
3. Mitarbeitendenorientierung: Das Personalreglement kann den Mitarbeitenden dabei helfen, sich besser in die Organisation einzufinden. Es kann ihnen wichtige Informationen über die Unternehmenskultur, die Mission und die Werte vermitteln. Ausserdem können darin Entwicklungsmöglichkeiten, Schulungsprogramme und andere Ressourcen für die persönliche und berufliche Weiterentwicklung der Mitarbeitenden aufgeführt werden.
4. Kommunikation und Transparenz: Die Kommunikation und die Informationsweitergabe zwischen der Organisation und den Mitarbeitenden können mit dem Personalreglement verbessert werden. Es können klare Verfahren für die Kommunikation von Unternehmensrichtlinien, Änderungen, Neuigkeiten und anderen relevanten Informationen festgelegt werden. Dies fördert die Transparenz und ermöglicht den Mitarbeitenden, besser informiert und eingebunden zu sein.
5. Konfliktlösung und Disziplinarverfahren: Das Personalreglement kann auch Richtlinien für die Konfliktlösung und das Disziplinarverfahren enthalten und Mitarbeitenden und Vorgesetzten als Unterstützung dienen, um Konflikte zu lösen und disziplinarische Massnahmen zu ergreifen. Dadurch wird eine gerechte und einheitliche Behandlung aller Mitarbeitenden gewährleistet.
6. Schutz der Organisation: Das Personalreglement kann der Organisation helfen, ihre Interessen und Vermögenswerte zu schützen. Es kann Bestimmungen enthalten, die die Vertraulichkeit von Informationen, den Schutz des geistigen Eigentums und die Nutzung von Unternehmensressourcen regeln. Dies hilft, mögliche Missbräuche zu verhindern und die langfristige Stabilität der Organisation zu gewährleisten.
Obwohl ein Personalreglement viele Vorteile bietet, gibt es auch mögliche Herausforderungen, die berücksichtigt werden sollten:
1. Starrheit und fehlende Flexibilität: Das Personalreglement kann zu starre Regeln und Vorschriften enthalten, die nicht auf die spezifischen Bedürfnisse oder Besonderheiten einer Organisation zugeschnitten sind. Dies kann zu Einschränkungen führen und es der Organisation erschweren, flexibel auf Veränderungen oder unvorhergesehene Situationen zu reagieren.
2. Kosten und Ressourcen: Die Erstellung, Aktualisierung und Verwaltung eines Personalreglements erfordert Zeit, Ressourcen und möglicherweise die Einbindung von Rechts- und/oder Personalabteilungen. Für kleine Organisationen mit begrenzten Ressourcen kann dies eine zusätzliche Belastung darstellen und Kosten verursachen, die möglicherweise nicht immer gerechtfertigt sind.
3. Konfliktpotenzial: Das Personalreglement kann zu Konflikten oder Spannungen zwischen der Organisation und den Mitarbeitenden führen. Wenn bestimmte Regeln oder Richtlinien als unfair oder unangemessen empfunden werden, kann dies zu Unzufriedenheit und Frustration bei den Mitarbeitenden führen. In einigen Fällen kann dies zu erhöhter Mitarbeitendenfluktuation oder sogar zu rechtlichen Auseinandersetzungen führen.
4. Veraltete Informationen: Ein Personalreglement muss regelmässig aktualisiert werden, um den sich ändernden Gesetzen, Bestimmungen und Unternehmensanforderungen gerecht zu werden. Wenn das Reglement nicht auf dem neuesten Stand gehalten wird, kann dies zu Unsicherheiten und Missverständnissen führen, da Mitarbeitende sich auf veraltete Informationen stützen und falsche Annahmen über ihre Rechte und Pflichten treffen.
5. Übermässige Bürokratie: Ein umfangreiches und detailliertes Personalreglement kann zu einer Überbürokratisierung führen. Wenn die Regeln zu komplex oder zu detailliert sind, kann dies die Arbeitsabläufe verlangsamen und zu einem erhöhten Verwaltungsaufwand führen. Dies kann die Agilität und Effizienz der Organisation beeinträchtigen.
Form und Inhalt eines Personalreglements
Die Form eines Personalreglements kann je nach Unternehmen variieren, aber im Allgemeinen enthält es die folgenden Elemente:
1. Einführung: Die Einführung bietet eine kurze Zusammenfassung des Zwecks und der Bedeutung des Personalreglements. Sie kann auch Informationen über das Unternehmen, seine Werte und seine Kultur enthalten.
2. Geltungsbereich: Der Geltungsbereich legt fest, für welche Mitarbeitende das Personalreglement gilt und welche Bereiche des Arbeitsverhältnisses abgedeckt werden.
3. Arbeitszeiten: Dieser Abschnitt behandelt die festgelegten Arbeitszeiten, Pausenregelungen, Überstunden, Ferienansprüche und andere zeitbezogene Bestimmungen.
4. Vergütung und Leistungen: Hier werden Informationen zur Lohnstruktur, zur Auszahlung von Löhnen, zu Boni, Zusatzleistungen, Sozialleistungen, Krankenversicherung, Altersvorsorge und anderen Vergütungs- und Leistungspaketen bereitgestellt.
5. Arbeitsbedingungen: Dieser Abschnitt umfasst Regelungen zu Krankheit und Ferien, Mutterschafts- und Elternzeit, Arbeitsunfällen, Arbeitsplatzsicherheit, Datenschutz, Diskriminierung und Belästigung am Arbeitsplatz.
6. Verhaltenskodex: Hier werden die Verhaltensstandards und ethischen Grundsätze definiert, die von den Mitarbeitenden erwartet werden. Es können auch Bestimmungen zur Vertraulichkeit, Interessenkonflikten, ethischen Richtlinien und der Nutzung von Unternehmenseigentum und -ressourcen enthalten sein.
7. Disziplinarmassnahmen: Dieser Abschnitt beschreibt die Verfahren und Konsequenzen bei Verstössen gegen das Personalreglement oder andere Unternehmensrichtlinien.
8. Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Hier werden die Bestimmungen für die Kündigung, Abfindungen, Kündigungsfristen und andere relevante Informationen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses festgelegt.
Voraussetzungen für ein gültiges Personalreglement
Um über ein gültiges Personalreglement zu verfügen, sollten bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:
1. Rechtskonformität: Das Personalreglement muss im Einklang mit den geltenden Arbeitsgesetzen, Vorschriften und Gesamtarbeitsverträgen stehen. Es sollte keine Bestandteile enthalten, die gegen gesetzliche Bestimmungen verstossen oder die Rechte der Mitarbeitenden beeinträchtigen.
2. Schriftliche Form: Ein Personalreglement sollte in schriftlicher Form vorliegen, entweder in gedruckter oder elektronischer Form. Eine mündliche Vereinbarung oder informelle Richtlinien sind nicht ausreichend, um ein gültiges Personalreglement darzustellen.
3. Veröffentlichung und Zugänglichkeit: Das Personalreglement sollte für alle Mitarbeitende zugänglich sein. Es sollte klar festgelegt werden, wie und wo die Mitarbeitenden Zugang zum Personalreglement haben, sei es durch Bereitstellung einer gedruckten Kopie, Bereitstellung über das Unternehmensintranet oder eine andere zugängliche Plattform.
4. Klare Kommunikation: Die Mitarbeitenden sollten über das Personalreglement informiert werden und verstehen, dass es für sie bindend ist. Es ist wichtig, dass das Personalreglement den Mitarbeitenden in verständlicher Sprache präsentiert wird und sie die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen oder Klärungen zu erhalten.
5. Freiwilligkeit: Ein Personalreglement sollte auf freiwilliger Basis angenommen werden, entweder durch Zustimmung der Mitarbeitenden bei der Publikation oder durch eine nachträgliche Vereinbarung. Es sollte keine erzwungenen oder einseitigen Bedingungen enthalten.
6. Aktualität und Anpassungsfähigkeit: Das Personalreglement sollte regelmässig aktualisiert werden, um den sich ändernden rechtlichen Anforderungen und Unternehmensbedürfnissen gerecht zu werden. Es sollte die Flexibilität haben, um Anpassungen und Ergänzungen aufgrund von Gesetzesänderungen oder anderen Faktoren zu ermöglichen.
7. Konsultation und Einbeziehung der Mitarbeitenden: Bei der Erstellung oder Überarbeitung eines Personalreglements sollten die Meinungen und Anliegen der Mitarbeitenden berücksichtigt werden. Dies kann durch Konsultationen, Feedback-Sitzungen oder die Einbeziehung von Mitarbeitervertretern erfolgen. Eine angemessene Kommunikation und die Beteiligung der Mitarbeitenden können die Akzeptanz und Umsetzung des Personalreglements verbessern.
Ein ausgewogenes Reglement, das Flexibilität und Klarheit bietet, kann die Vorteile maximieren und die Nachteile minimieren.
Es ist wichtig zu beachten, dass die spezifischen Voraussetzungen für ein gültiges Personalreglement je nach Rechtsprechung und Unternehmenskontext variieren können. Wir empfehlen, Rat von Fachpersonen einzuholen, um sicherzustellen, dass das Personalreglement den jeweiligen Anforderungen entspricht und rechtlich bindend ist.
Nachfolgend eine mögliche Vorgehensweise zur Erstellung eines Personalreglements. Diese kann je nach spezifischen Bedürfnissen und Umständen eines Unternehmens variieren.
1. Analyse/HR-Check: Zunächst wird der Bedarf des Unternehmens an einem Personalreglement geklärt. Dieser wird anhand einer Reihe gezielter Fragestellungen ermittelt.
2. Entwurf erstellen/Anpassung des Personalreglements: Beim Schreiben eines ersten Entwurfs des Personalreglements sollten die unter Punkt «Form und Inhalt» enthaltenen Elemente abgedeckt sein. Der Entwurf oder das bestehende Personalreglement kann von BDO Fachpersonen wie einer Rechtsanwältin und/oder einem HR-Berater überprüft werden. Sie können sicherstellen, dass das Personalreglement rechtlich korrekt ist und die notwendigen Bereiche abgedeckt sind. Zudem können sie Optimierungspotenzial identifizieren und mögliche Empfehlungen adressieren.
3. Endgültige Genehmigung und Umsetzung: Anhand der Rückmeldungen der Mitarbeitenden, unserer Fachpersonen und eventuell notwendiger Überarbeitungen kann das Personalreglement zur endgültigen Genehmigung vorgelegt werden. Nach der Genehmigung sollte es allen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden. Schulungen können dazu beitragen, das inhaltliche Verständnis zu fördern.
4. Regelmässige Überprüfung und Aktualisierung: Gesetze und Verordnungen ändern sich und auch Unternehmen entwickeln sich weiter. Daher sollte das Personalreglement regelmässig überprüft und, falls erforderlich, aktualisiert werden.
