04. September 2023
Von einem neuen Stiftungsratsmitglied wird erwartet, dass es Entscheide fällt und mitträgt - und zwar von Beginn an. Fühlen Sie sich hierzu bereit? Schaffen Sie Sicherheit, indem Sie Fragen stellen und die Organisation kennenlernen. Denn eines steht fest: Diskrete Zurückhaltung im ersten Amtsjahr ist der falsche Weg.
Langjährige Mitglieder des Stiftungsrats kennen ihren Tätigkeitsbereich wie ihre eigene Hosentasche und sind mit allen Begrifflichkeiten vertraut, die im Kontext ihrer Arbeit wiederkehrend zur Anwendung kommen. Anders gestaltet sich die Situation bisweilen für neue Mitglieder in der Runde: Nicht selten wirken die besprochenen Themen auf sie wie ein Buch mit sieben Siegeln. Ergeht es auch Ihnen manchmal so? Fragen Sie, wenn sie etwas nicht verstehen. Fragen bedeutet Interesse - und nicht Schwäche.
Gibt es für mich ein Einführungsprogramm?
Neue Mitarbeitende werden üblicherweise im Rahmen eines Einführungsprogramms mit den Rahmenbedingungen ihrer Arbeit vertraut gemacht. Fordern Sie dasselbe auch für sich als Stiftungsratsmitglied ein. Wenn Sie die Organisation kennen, können Sie bessere Entscheide treffen.
Zu empfehlen ist eine Einführung in die Tätigkeit des Stiftungsrats: Wie funktionieren wir, wie werden Sitzung vorbereitet, was wird von mir erwartet, welche Kompetenzen habe ich? Gleichsam wichtig ist aber auch eine Einführung in die Tätigkeit der Organisation. Je nach Grösse und Tätigkeitsgebiet der Stiftung gibt es Mitarbeitende oder Teams, die Ihnen einen Einblick in das Tagesgeschäft verschaffen können.
Wo sind die Strukturen der Stiftung geregelt?
Lassen Sie sich die Grundlagendokumente Ihrer Stiftung aushändigen. Stiftungsstatut und Stiftungsurkunde sowie Reglemente geben Aufschluss über die Aufgaben, den Aufbau, die Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der Gremien und Personen.
Haben wir strategische Vorgaben?
Die Steuerung ist wohl die wichtigste Aufgabe der Führungsgremien einer NPO. Dazu gehört, dass sich die Organisation mit ihrem Umfeld auseinandersetzt, in die Zukunft blickt und sich langfristige Ziele setzt. Bei der Steuerung ist wesentlich, dass nicht nur Ziele gesetzt werden, sondern auch konkrete Massnahmen und die dazu notwendigen Mittel und Ressourcen geplant werden.
Bestehen bei Ihrer Stiftung Strategiepapiere? Wo entwickelt sich die Organisation hin? Was will man tun und was nicht?
Stehen wir finanziell gut da?
Die Verantwortung für die Finanzen liegt beim gesamten Stiftungsrat und nicht nur beim finanzverantwortlichen Stiftungsratsmitglied. Lassen Sie sich die Finanzen der Stiftung erklären: Bestehen finanzielle Risiken? Sind die Finanzen "gesund"? Wie werden zum Beispiel Tarife errechnet, die für Dienstleistungen verlangt werden?
Wer die Einflussfaktoren für den (finanziellen) Erfolg kennt, kann entsprechend steuernde Entscheide fällen.
Haben wir ein Risikomanagement?
Unabhängig von der Grösse hat jede Stiftung ein Risikomanagementsystem festzulegen. Sind die entscheidenden Risiken sowie Schwachstellen der Organisation erkannt und bewertet worden und sind Massnahmen zur Risikominderung etabliert? Bestehen zum Beispiel im Finanzbereich Überwachungsregeln und -abläufe, die für eine ordnungsgemässe Geschäftsführung erforderlich sind und Schaden vermeiden?
Hat die Stiftung eine Organhaftpflichtversicherung?
Ab Amtsantritt sind Sie verantwortlich für die Ergebnisse, denn sie basieren auf Ihren Entscheidungen. Diese Verantwortung wahrzunehmen, setzt Kenntnis der Rahmenbedingungen voraus.
Wenn Mitglieder des strategischen Organs ihre Pflichten verletzen und ein Schaden entsteht, haften diese persönlich mit ihrem Privatvermögen. Eine Organhaftpflichtversicherung durch die Stiftung sichert die Mitglieder des Stiftungsrats ab. Ehrenamtlichkeit schützt nicht vor Haftung.