05. September 2023
Die Digitalisierung ist längst in aller Munde und auch NPOs müssen sich damit befassen, um am Ball zu bleiben. Doch es ist nicht alles Gold, was glänzt. Deshalb ist es wichtig, sich genauer mit den Möglichkeiten und Grenzen von digitalen Technologien und Anwendungen auseinanderzusetzen. Wo können wir durch neue Anwendungen und neue Herangehensweisen einen Mehrwert schaffen und wo übersteigen die Kosten oder die Risiken den Nutzen neuer Technologien? Welche Möglichkeiten bringt die digitale Berichterstattung?
Berichterstattung heute: Noch zu viel Excel
Wie ziemlich überall im Controlling ist Excel auch im Bereich der Berichterstattung bei sehr vielen Unternehmen - ob NPO oder nicht - allgegenwärtig. Oft wird das Programm jedoch für Zwecke verwendet, die nicht im eigentlichen Anwendungsbereich von Excel liegen. Obwohl in einem Tabellenblatt rund eine Million Zeilen erstellt werden können, stösst das Programm oft schon vorher an seine Grenzen. Die schiere Menge an Daten bringt Excel an die Belastungsgrenze und die übersichtliche Darstellung der Daten ist für einen Laien unmöglich.
Zur Anwendung der Programme erklärte Microsoft einst, dass Excel benützt werden soll, wenn
- eine flache oder nicht-relationale Sicht auf die Daten benötigt wird (keine relationale Datenbank mit mehreren Tabellen),
- Berechnungen und statistische Vergleiche mit den Daten durchzuführen sind oder
- überschaubare Datensätze zu verarbeiten sind (ca. 15'000 Zeilen).
Kurz gesagt: Excel eignet sich hervorragend zur Kalkulation komplexer Formeln, jedoch nur sehr beschränkt für die Verarbeitung von grossen Datenmengen.
Der manuelle Aufwand ist gross
Wie also läuft die Berichterstattung bei Organisationen heutzutage ab? Der Stiftungsrat, die Geschäftsleitung und andere Anspruchsgruppen müssen periodisch informiert werden. Oftmals werden für die Berichterstattung die Zahlen aus dem finalen Monats-, Quartals- oder Jahresabschluss in stetig wachsende Excel-Dateien übertragen, die speziell für diesen Zweck erstellt wurden. Nicht selten benötigt es dabei viel manuelle Arbeit, um die Daten aus dem ERP-System in die gewünschte Form zu bringen. Mit den bereinigten Daten werden anschliessend unterschiedliche Grafiken und Illustrationen erstellt, die in eine PowerPoint-Datei kopiert werden. Dort werden die Zahlen kommentiert und schliesslich in eine PDF-Datei umgewandelt. Diese Datei wird den Empfängern des Reportings per E-Mail geschickt oder in einem für alle zugänglichen Ordner abgespeichert. All dies benötigt viel manuellen Input und entsprechend viel Zeit bei der Erstellung. So ist es nicht unüblich, dass das Monatsreporting erst kurz vor dem nächsten Monatsabschluss zur Verfügung steht und bei der Veröffentlichung bereits wieder veraltet ist. Sobald das Reporting finalisiert wurde, erstellt der Controller für unterschiedliche Zielpersonen diverse zusätzliche Auswertungen und Analysen.
Berichterstattung im digitalen Zeitalter
Viele verschiedene Hersteller bieten Reporting-Tools an, um Datenauswertungen agiler und effizienter zu gestalten. Mit solchen Tools können im Reporting ohne Programmierkenntnisse und technische Expertise grosse Datenmengen benutzerfreundlich dargestellt und analysiert werden.
Ist dies noch möglich?
Aufgrund der rasanten Entwicklung der Digitalisierung und des volatilen Marktumfelds wird es zudem auch für NPOs in Zukunft immer wichtiger, externe Daten in die Berichterstattung einfliessen zu lassen. In einem Reporting-Tool können nicht nur Daten aus Excel-, Text- (CSV) oder PDF-Dateien, aus Datawarehouses oder verschiedenen Cloud-Diensten verbunden werden, sondern entsprechend auch externe Quellen miteinbezogen werden. Sind die Daten einmal im Reporting-Tool verknüpft, können sie mit wenigen Mausklicks abgefragt und in unterschiedlichen Diagrammen visualisiert werden. Dies führt zu einer grossen Effizienzsteigerung, da sich die Zahlen in den entsprechenden Tools sehr intuitiv visualisieren und arrangieren lassen. In einem Dashboard können die Grafiken und Diagramme anschliessend aussagekräftig angeordnet werden. Durch die Effizienzsteigerung bei der Aufbereitung der Daten kann die gewonnene Zeit für das Aufdecken von Abweichungen und die Erarbeitung von Massnahmen genutzt werden.
Indem die Daten den Nutzerinnen und Nutzern in einem interaktiven Kontext zur Verfügung gestellt werden, ist es diesen anschliessend möglich, eigene Analysen zu tätigen. Durch die Einführung eines Reporting-Tools können Nutzerinnen und Nutzer direkt auf die Daten des Unternehmens zugreifen und das Controlling muss nicht mehr zwingend dazwischengeschaltet werden. Ohne dieses sogenannte «Self-Service-Reporting» müssen die Führungspersonen zuerst eine Anfrage an das Controlling stellen, welches die Analysen erstellt und den Nutzerinnen und Nutzern zustellt. Meist resultieren daraus weitere Anfragen für detailliertere Analysen, welche wiederum durch das Controlling vorgenommen werden müssen. Der Zeitaufwand sowie der Informationsverlust zwischen dem Controlling und den Nutzerinnen und Nutzern sind dadurch enorm.
Es ist wichtig, Leitlinien festzulegen
Vor der Implementierung eines Self-Service-Reportings ist es empfehlenswert, vorgängig zu prüfen, ob das Tool sämtlichen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden soll oder nur ausgewählten Nutzerinnen und Nutzern. Ebenso sollte evaluiert werden, ob uneingeschränkte Analysemöglichkeiten für Unternehmensdaten gewährt werden oder der Zugriff auf bestimmte Bereiche beschränkt bleibt. Zusätzlich ist zu klären, welche Endgeräte für welche Nutzergruppen notwendig sind. Beispielsweise kann es für einen Verkäufer wichtig sein, die Daten für eine spezifische Kundin kurz vor dem Kundentermin auf seinem Mobiltelefon abzurufen. Für die Stiftungsrätin hingegen ist es vielleicht sinnvoll, die letzten Quartalszahlen kurz vor der Sitzung auf dem Tablet anschauen zu können.
Die Chancen und Möglichkeiten im Bereich der digitalen Berichterstattung sind zahlreich - nutzen wir sie.