04. September 2023
Ein Zeiterfassungs-Tool, das den Ansprüchen nicht mehr genügte, veranlasste Caritas Schweiz zum Handeln. Gemeinsam mit BDO wurden die Anforderungen definiert und die passende Lösung evaluiert. Mit der Abacus Zeiterfassung wurde eine einheitliche Lösung gefunden, die den unterschiedlichen Bedürfnissen entspricht und gleichzeitig die gesamtbetrieblichen Schnittstellen minimiert.
Caritas Schweiz verhindert, lindert und bekämpft Armut in der Schweiz und weltweit in rund 20 Ländern. Das Hilfswerk leistet Nothilfe bei Katastrophen und engagiert sich im Wiederaufbau. Mit ihren Projekten in der Entwicklungszusammenarbeit setzt sich die Caritas in den Bereichen Einkommen, Klima und Migration für Kinder und Erwachsene ein. Als eigenständiger Verein mit Sitz in Luzern ist die Caritas Schweiz Mitglied des internationalen Caritas-Netzwerks, das weltweit 160 Organisationen umfasst.
Gesucht: Eine einheitliche Lösung trotz unterschiedlichen Voraussetzungen
Bis anhin waren bei Caritas bereits verschiedene Abacus-Lösungen im Einsatz: Die Lohnverarbeitung und die Personaldatenverwaltung wurden über Abacus abgewickelt, für die Mitarbeitendengespräche wurde MyAbacus genutzt und für das Finanzcontrolling setzte Caritas auf das Modul «Projektverwaltung». Dieses Modul war es dann auch, das evaluiert wurde, um das bisherige Tool für die Zeiterfassung zu ersetzen, das die Anforderungen der verschiedenen Mitarbeitendenzielgruppen nicht mehr erfüllte. Ziel war es, mit der Integration in die bestehenden Applikationen sicherzustellen, dass die rapportierten Zeitangaben auch auf die verschiedenen Projekte verteilt werden können. Weiter sollte auch dem Bedürfnis nach aussagekräftigen Datenanalysen Rechnung getragen werden, da die Auswertung von Daten im HR-Controlling immer wichtiger wird, das Potenzial bislang aber noch nicht vollständig ausgeschöpft wurde.
Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten
Ziel des Projekts war es, für alle Anwendungen im HR, aber auch für weitere Bereiche, lediglich eine Applikation zu nutzen, um Schnittstellen gesamtbetrieblich zu minimieren. Eine Herausforderung stellten die unterschiedlichen Standorte der weltweiten Projekte dar: Von Haiti über Äthiopien, Kambodscha, dem Libanon, Bolivien bis nach Burkina Faso sind Mitarbeitende für Caritas Schweiz im Einsatz. Dazu wurden die entsprechenden Feiertagskalender und Arbeitszeitmodelle für die jeweiligen Länder im System hinterlegt. Zusätzlich sollte die einheitliche Lösung in Deutsch, Englisch und Französisch verfügbar sein. All dies ermöglicht es den über 600 Mitarbeitenden, effektiv und ortsunabhängig arbeiten zu können.
Erfolgreiche Zusammenarbeit
Der Schlüssel zum Erfolg lag in der engen Zusammenarbeit zwischen BDO und Caritas Schweiz. Die Ausgangslage und die Bedürfnisse von Caritas Schweiz wurden sehr genau eruiert. Eine transparente und rasche Kommunikation zwischen den involvierten Personen ermöglichte es, pragmatische Lösungen zu finden und einen konstruktiven Austausch zu pflegen. Dabei wurden auch alternative Wege eruiert, um auftretende Herausforderungen gemeinsam zu meistern.
Das erfolgreich durchgeführte Projekt und die damit verbundenen positiven Erfahrungen führten dazu, dass die bewährte Zusammenarbeit noch erweitert wurde. So konnten innerhalb eines Monats zwei weitere Einheiten, für die Caritas Schweiz die HR-Dienstleistungen erbringt, auf das neue System umgestellt werden. Generell verlief die Planung und Realisierung des gesamten Projekts sehr effizient: Zwischen dem Kick-off-Meeting und dem Go-live der neuen Zeiterfassungssysteme lagen weniger als ein halbes Jahr.
Möchten Sie mehr über die Möglichkeiten von MyAbacus erfahren? Unsere Expertinnen und Experten stehen Ihnen gerne beratend zur Seite.