09. März 2020
Durch die Coronavirus-Pandemie gerät das Thema Homeoffice stark in den Fokus. Die Arbeit von Zuhause aus bietet viele Vorteile – es bestehen jedoch auch Risiken hinsichtlich Vertraulichkeit und Datenschutz.
In unserer Checkliste finden Sie 10 Punkte, die Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit Homeoffice beachten sollten.
1. Vertraulichkeit von Geschäftsdokumenten im Homeoffice
Geschäftsdokumente sind in der Regel vertraulich. Sie enthalten Informationen, die dem Geschäftsgeheimnis und dem Datenschutz unterstehen. Sie dürfen daher nur Personen zugänglich gemacht werden, die diese Informationen für ihre geschäftlichen Zwecke benötigen.
2. Darf ich mit meiner Familie über meine geschäftlichen Angelegenheiten sprechen?
Familienmitglieder sind Dritte. Entsprechend dürfen Geschäftsdokumente in der Wohnung für Familienanghörige oder Mitbewohner nicht zugänglich sein. Auch wenn Sie vollstes Vertrauen in diese Personen haben, dürfen ihnen die Informationen nicht offengelegt werden.
3. Was muss beim Schutz von Geschäftsdokumenten im Homeoffice beachtet werden?
Geschäftsdokumente sind zu schützen und dürfen in den eigenen vier Wänden ohne Beaufsichtigung nicht offen einsehbar sein, wenn Mitbewohner zugegen sind. Verstauen Sie alle Dokumente, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen.
4. Pausengespräche
Sprechen Sie mit Ihrer Familie oder anderen Mitbewohnern nicht über Ihre geschäftlichen Angelegenheiten.
5. Muss ich meinen Arbeitsplatz zu Hause aufräumen?
Auch im Homeoffice gilt das Clean Desk Prinzip. Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz zu Hause nach getaner Arbeit auf und verstauen Sie Geschäftsdokumente und den Laptop an einem sicheren Ort.
6. Umgang mit Geschäftsdokumenten im Homeoffice
Ausdrucke dürfen nicht in einem Drucker liegen bleiben und Geschäftsdokumente sind nicht mit dem Hausmüll zu entsorgen. Nicht mehr benötigte Dokumente (auch Handnotizen) sind, sofern vorhanden, mit einem Aktenvernichter zu zerstören oder beim nächsten Bürobesuch mitzunehmen und ordnungsgemäss zu entsorgen.
7. Dürfen geschäftliche Telefonate von zu Hause aus geführt werden?
Stellen Sie sicher, dass Ihre vertraulichen geschäftlichen Telefonate im Homeoffice nicht von der Familie oder anderen Mitbewohnern mitgehört werden können. Wenn nicht anders möglich, vermeiden Sie zumindest die Erwähnung der Namen der Kunden. Versuchen Sie, den Inhalt des Calls auf nicht vertrauliche Informationen zu reduzieren und/oder per E-Mail zu antworten.
8. Bildschirmschoner/Geräte
Auch zu Hause ist der Bildschirmschoner zu aktivieren, wenn der Arbeitsplatz kurz verlassen wird. Der Computer muss nach Arbeitsende heruntergefahren werden.
9. Speichern von Dokumenten
Wenn immer möglich sind Dokumente auf dem Server des Unternehmens zu speichern und nicht lokal auf dem Computer. Falls Ersteres nicht möglich ist (z.B. aufgrund von Zugriffsproblemen), sind die Dokumente bei der nächsten möglichen Verbindung mit dem Firmenrechner ordnungsgemäss abzulegen und die lokalen Kopien sind zu löschen.
10. Wie werden Stellevertretungen im Homeoffice sichergestellt?
Machen Sie in Arbeitspausen Übungen, um sich fit und gesund zu halten. Sollten Sie dennoch erkranken, vergessen Sie nicht, sich bei Ihren Team-Mitgliedern abzumelden und mit ihnen die Stellvertretung sicherzustellen. Dabei sollte wenn immer möglich eine Abwesenheitsmeldung vorbereitet werden und sichergestellt sein, dass Ihre Team-Mitglieder Zugriff auf Ihre Files haben und wichtige E-Mails beantwortet werden (z.B. mit einer automatischen Mailweiterleitung oder der Erteilung einer Zugriffsberechtigung auf die Mailbox). Regeln Sie solche Stellvertretungen frühzeitig, damit bei Problemen noch rechtzeitig Support von der IT verfügbar ist. Testen Sie diese Stellvertretungen.
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