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ERP-Einführung beim Verein Lernwerk

15. Juni 2021

Marcel Schibler, Stv. Leiter Abacus NPO |

2 min

Der Verein Lernwerk hat eine umfassende Digitalisierungsstrategie erarbeitet. Mit der Einführung der Abacus ERP-Gesamtlösung hat BDO einen wesentlichen Beitrag zu deren Umsetzung geleistet und die Kern- und Supportprozesse ins digitale Zeitalter überführt.

Der Verein Lernwerk unterstützt die Integration von Erwachsenen in den Arbeitsmarkt und hilft Jugendlichen, eine Lehrstelle zu finden und den beruflichen Einstieg zu meistern. Langzeiterwerbslose finden dauerhafte Beschäftigung in unternehmerisch geführten Sozialbetrieben. Die Stellensuchenden arbeiten in verschiedenen Geschäftsbereichen, welche Produkte und Dienstleistungen für eine Vielzahl von Lieferanten anbieten. Dazu gehören unter anderem die Montage von Fahrrädern, die Logistik für Webshops im Start-up-Bereich, die Herstellung von Holz- und Textilprodukten, der Gebäudeunterhalt und Leistungen im Bereich Administration. Der Betrieb einer Kantine sowie eines Take-Away kombiniert mit einem Mahlzeitenlieferdienst rundet das vielseitige Angebot ab.

 

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© daniekunzphoto.com

 

Digitalisierungsstrategie als Ausgangspunkt

Im Hinblick auf die digitale Transformation hat der gemeinnützige Verein Lernwerk eine zukunftsgerichtete Strategie entwickelt. Durch den Einsatz von digitalen Technologien sollen die internen und externen Prozesse die Unternehmensziele optimal unterstützen. Zusätzlich sollen die digitalen Kompetenzen der Mitarbeitenden und der Teilnehmenden gefördert werden. Den Teilnehmenden soll dadurch die Integration ins Arbeitsleben erleichtert werden. Auch das Bedürfnis nach mobilem Arbeiten bildet einen wesentlichen Bestandteil der Digitalisierungsstrategie.

 

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BDO Abacus kennt die Herausforderungen von Non-Profit-Organisationen

Um diese Ziele zu erreichen, hat sich der Verein Lernwerk für die Abacus Business Software als integrierte ERP-Gesamtlösung entschieden. Das Team von BDO Abacus hat die Einführung partnerschaftlich und kompetent begleitet. In der Umsetzung konnten die Expertinnen und Experten von BDO insbesondere auf ihre umfassenden Branchenkenntnisse und langjährige Projekterfahrung bei Non-Profit-Organisationen mit vergleichbaren Anforderungen zurückgreifen.

Eine wesentliche Anforderung des Projektes zeigte sich darin, die bestehende heterogene Softwarelandschaft zu konsolidieren und, wo möglich, in Abacus zu integrieren. Die gesamten Supportprozesse der Finanzbuchhaltung, mit Haupt- und Nebenbüchern, Kostenrechnung sowie Lohnbuchhaltung, wurden in Abacus realisiert. Zudem wurde die moderne HR-Portallösung MyAbacus eingeführt, um Self-Service-Prozesse wie Spesen- und Absenzen-Freigaben zu digitalisieren.

In der vielseitig einsetzbaren Auftragsbearbeitung konnten die Anforderungen und Kernprozesse der unterschiedlichen Fachbereiche wie Facility Services, Gastronomie oder Velowerkstatt sehr gut abgebildet werden. Die Funktionalität der Zeit-/Leistungserfassung wurde mit dem Modul Projektverwaltung umgesetzt, was die Transparenz und Planungssicherheit wesentlich erhöhte. Ebenfalls wurde eine externe Fallführungssoftware mittels einer Standard-Schnittstelle angebunden, um die Fakturierung und Adressverwaltung in Abacus zu ermöglichen. Somit können auch CRM-Funktionalitäten in Abacus optimal genutzt werden.

 

Fazit

Nach zwölf intensiven Monaten blickt das Team von BDO Abacus auf eine mehr als gelungene Einführung zurück. Dies im Wissen darum, einen wesentlichen Beitrag zur digitalen Transformation von Geschäfts- und Supportprozessen beim Verein Lernwerk geleistet und mit den implementierten Lösungen einen optimalen Nutzen für die Mitarbeitenden und Teilnehmenden erzielt zu haben. Gerade für eine gemeinnützige Institution mit verschiedenen Bereichen stehen mit den Produkten von Abacus flexible und passende Tools zur Verfügung, die den individuellen Anforderungen gerecht werden.