Die 10 Grundsätze des Debitorenmanagements

Die Bewirtschaftung der Kundenguthaben ist eine vielfach unterschätzte Aufgabe. Aufgrund der sich abzeichnenden Rezession und damit einhergehenden Liquiditätsengpässen oder gar Konkursen von Kunden ist diese Aufgabe noch wichtiger geworden.

Wenn kein Zug und Zug Geschäft (Ware gegen Geld) möglich ist, tritt der Lieferant in Vorleistung. Das heisst, er erbringt seinen Teil der Leistungen und glaubt daran, dass der Kunde im Anschluss auch seinen Teil - die Geldzahlung - erbringt. Daher auch der Begriff des «Gläubigers».

Um seine Forderung zu sichern, muss der Gläubiger mit Bedacht vorgehen, denn im Zweifelsfall ist es an ihm, die Leistung zu beweisen. Wie kann ein Leistungserbringer vorgehen?

1. Bonitätsprüfung des Kunden vor Auftragsannahme bzw. Lieferung und Festlegen einer allfälligen Kreditlimite. Je bedeutender der Betrag, desto mehr Sorgfalt sollte investiert werden.
2. Zweifelsfreie Identifikation des Kunden (z.B. Adresse, Vertretungsberechtigungen). Dies ist vor allem bei Neukunden sehr wichtig. Bei bestehenden Kunden sind die Mutationen laufend vorzunehmen.
3. Informationsbeschaffung zur Situation des Kunden. Sehr hilfreich kann zum Beispiel ein Betreibungsauszug sein.
4. Klar definiertes Vertragswerk (Umschreibung der Leistung, Termine, Preise, Zahlungsziel etc.). Allgemeine Geschäftsbedingungen können hilfreich sein. Auch im Hinblick auf Vertragsänderungen oder -erweiterungen durch den Kunden sind klar definierte Vorgaben wichtig. Allenfalls besteht die Möglichkeit einer Anzahlung oder es können Sicherheiten vereinbart werden.
5. Dokumentation der Leistungserbringung (Rapporte, Schriftverkehr, Notizen, vom Kunden visierte Lieferscheine, Fotografien etc.)
6. Prompte Rechnungsstellung nach Lieferung oder Abschluss der Leistungserbringung. Stellen von Teilrechnungen bei grösseren Aufträgen.
7. Permanente Forderungsüberwachung: Es ist dabei besonders auf allfällige Krisensignale des Schuldners zu achten.
8. Konsequentes Mahnwesen. Mahnungen sollten höflich, aber auch bestimmt sein. Schliesslich hat Ihr Unternehmen fristgerecht geliefert. Jetzt ist es am Geschäftspartner, seinen Teil der Vereinbarung einzuhalten. Bei wesentlichen Ausständen, langen Verzögerungen und wichtigen Kunden ist der Kontakt mit dem Kunden zu suchen.
9. Allenfalls ist es sinnvoll, eine Abzahlungsvereinbarung mit Schuldanerkennung zu treffen.
10. Einleitung einer Betreibung, sofern alle anderen Möglichkeiten ausgeschöpft worden sind.

Weiterführende Informationen

Weitere Informationen zur Bonitätseinschätzung der Kunden und zum Debitorenmanagement finden Sie im BDO Newsletter vom August 2020: «Wie Sie Forderungsverluste verhindern können (Teil 1)» und im BDO Newsletter vom Oktober 2020: «Wie Sie Forderungsverluste verhindern können (Teil 2)».